金沙js9线路中心档案管理暂行规定
为加强学校档案工作，提高档案管理水平，充分发挥档案作用，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《高等学校档案管理办法》等规定，结合学校实际，制定本规定。
一、工作原则
（一）确保完整归档
学校在从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、不同载体的历史记录，以及各部门、各学院、各直属机构在日常工作活动中形成的，具有保存、查考、凭证等价值的材料（包括正式文件、内部文件、电报、传真、录像带、录音带、照片等各种门类、载体的材料），均属归档范围。任何部门、学院、直属机构和个人均不得逾期保留应归档的文件材料。
（二）实行统一管理
学校党政办公室负责统一管理学校档案工作，并下设综合档案室，负责根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《高等学校档案管理办法》等法律法规以及我校实际，草拟和执行档案工作规章制度，集中管理学校全部档案，并检查、指导、考核各部门、各学院、各直属机构的档案工作。各部门、各学院、各直属机构按照本规定，负责各自在工作中所形成档案材料的收集、整理、立卷、归档、利用等工作。
（三）落实工作责任
学校在档案工作中实行工作责任制和责任追究制。各部门、各学院、各直属机构应加强对各自档案工作的领导，切实将各自各种门类、载体的归档文件材料的形成、收集、立卷、归档、利用等作为自身的工作职责，指定专人负责，并将有关要求列入相关人员的岗位职责中，确保应归档文件材料的完整、齐全、安全和有效使用。各有关部门、学院、直属机构应根据档案工作需要，对学校综合档案室以及本部门、学院、直属机构的档案工作予以必要而充分的支持和帮助。
二、职责分工
（一）学校综合档案室的主要职责
1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规、方针政策以及学校工作计划，规划、计划学校档案工作；
2.拟订学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实；
3.征集、接收、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及其他有关资料、物品；
4.指导各部门、各学院、各直属机构的档案工作；
5.编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源；
6.组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；
7.开展档案的开放和利用工作；
8.组织开展档案工作人员的业务培训；
9.利用档案开展多种形式的宣传教育活动，发挥档案的文化教育功能；
10.组织开展学校档案工作学术研究；
11.参与国内外档案工作学术交流活动。
（二）各部门、各学院、各直属机构的档案工作主要职责
1.在本部门、学院、直属机构贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划各自的档案工作；
2.在本部门、学院、直属机构贯彻执行学校的档案工作规章制度；
3.征集、接收、整理、鉴定、统计、保管本部门、学院、直属机构的各类档案及有关资料，并及时向学校综合档案室移交档案资料；
4.在本部门、学院、直属机构组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；
5.在本部门、学院、直属机构开展档案的开放和利用工作；
6.组织本部门、学院、直属机构的档案工作人员参加学校以及其他单位金沙js9线路中心办的业务培训活动；
7.在本部门、学院、直属机构利用档案开展多种形式的宣传教育活动，发挥档案的文化教育功能；
8.按学校的要求，组织本部门、学院、直属机构的档案工作人员参加国内外档案工作学术研究和交流活动。
三、归档范围
（一）党群类：主要包括学校党委、工会、团委、民主党派、教代会等组织机构的各种会议文件、会议记录、会议纪要；学校党群组织及各党群部门的工作计划、工作总结；上级机关与学校关于党群管理的其他文件材料。
（二）行政类：主要包括学校行政工作的各种会议文件、会议纪录、会议纪要、会议决议和决定等；学校行政及各行政部门的工作计划、工作总结；上级机关与学校关于机构设置、人事管理、行政管理的其他材料。
（三）学生类：主要包括学校培养的学历教育学生的中学阶段档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等；学生会以及其他学生社团的文件资料；学校培训的非学历教育人员的各类文件资料。
（四）教学类：主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动情况的文件材料。本项按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》(〔1987〕教办字016号)的相关规定执行。
（五）科研类：本项按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》(国档发〔1987〕6号)执行。
（六）基本建设类：本项按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》(国档发〔1988〕4号)执行。
（七）仪器设备类：主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在10万元以上)的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件资料。
（八）产品生产类：主要包括学校在“产、学、研”活动过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。
（九）出版物类：主要包括学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。
（十）外事类：主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修以及参加其他外事活动的文件资料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的文件资料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的文件资料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等文件资料。
（十一）财会类：本项按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》(财会字〔1998〕32号)执行。
注：归档的档案材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式的文件资料。
三、归档分工
为保证归档文件材料的完整与齐全，各部门、各学院、各直属机构应根据各自的职责和分工，及时、完整地收集、整理、移交本部门、各学院、各直属机构的应归档文件材料（具体项目见《金沙js9线路中心归档分工表》）。
四、档案移交
（一）及时移交归档材料。各部门、各学院、各直属机构应于该学年暑假前，完成当学年档案的收集、整理、分类、立卷、编目等工作，并按照学校统一安排，向学校综合档案室移交档案。其中，科研类档案应当在项目完成后两个月内归档，基建类档案应当在项目完成后三个月内归档。
（二）认真检查归档材料。学校综合档案室应严格按照档案管理的有关规定，检查各部门、各学院、各直属机构归案文件材料是否符合移交要求，凡不符合移交要求的应立即通知归档人，并退回文件材料，待其补齐或重新整理后符合移交要求后再移交。
（三）严格办理移交手续。学校综合档案室在办理移交手续时，在移交清单上应标明移交人、接收人、移交日期以及所移交档案的名称、份数、载体等情况，并做到帐物相符。经双方签字盖章后，移交清单一份由移交者收存，另一份由学校综合档案室保存。
五、档案管理
（一）学校档案管理工作应按《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保守国家秘密法》《中华人民共和国档案法实施办法》《普通高等学校档案管理办法》等有关法律法规，以及学校的有关规章制度执行。
（二）学校综合档案室应按照高校档案的分类方法，对所归档保存的档案进行分类、编号和排列，编制必要的检索工具（著录标准按国家标GB3792.5—85《档案著录规则》执行）。
（三）学校综合档案室应争取设立专门的档案阅览室，并向借阅人提供属于开放范围的档案目录、全宗指南、档案室指南等搜索工具。
（四）学校综合档案室应对保管期限已满的档案进行鉴定。凡是已失去保存价值的档案，应造册留底，并在征得有关部门同意并报经学校分管领导批准后,按照有关规定予以销毁。未经鉴定和批准,不得销毁任何档案。
（五）学校综合档案室应负责进行下列档案统计工作：
1.收集、整理、保存档案的收进和移出、全宗和案卷数量、档案的利用等情况；
2.按照有关规定，向所在地档案行政管理部门和上级主管部门报送档案工作基本情况统计报表。
（六）学校综合档案室应专人负责技术管理工作，健全和执行有关规章制度，建设符合规定的库房和借阅场地，配备必需的防潮、防蛀、防火、防盗等药品、设备。
（七）学校综合档案室应研究和改进档案保护技术。对已破损和字迹褪色的档案，应及时修复或复制。
（八）学校综合档案室应对所存档案和资料的保管情况定期进行检查，遇有重大、紧急的特殊情况，应立即向学校和办公室领导报告，并及时处理，避免事态继续恶化。
（九）各部门、各学院、各直属机构应明确档案工作分管领导，配备兼职档案管理人员并明确其职责任务，配置必要的档案管理设施设备，按照有关规定开展档案管理工作。
（十）学校综合档案室应检查、指导、考核各部门、各学院、各直属机构的档案工作，协同有关部门、学院、直属机构组织档案工作人员开展业务培训，提高档案管理水平与利用效益。
六、档案利用
（一）学校综合档案室保管的档案，主要供本校各部门、学院、直属机构工作使用，一般不对外开放。财会、基建等专业档案的利用，需经归档部门、学院、直属机构的领导批准，由该部门、学院、直属机构同系列专业人员直接向学校档案室提出利用。如未经学校有关领导批准，不得为任何组织、人员提供财会、基建等专业档案。
（二）学校综合档案室所保存的档案,如其他单位或个人需查阅时,应持有关单位的介绍信，并经学校党政办公室领导批准后，方可查阅。如需利用的档案涉及党和国家的秘密或其他重大问题，须经学校有关领导批准。
（三）学校综合档案室一般不提供重要、珍贵的档案和资料原件，如有特殊需要，须经学校党政办公室领导批准；使用特别重要、珍贵的档案和资料原件，还应报请学校有关领导批准。
（四）本校教职工利用学校综合档案室的档案资料时，应符合下列要求：利用本部门、学院、直属机构档案资料者，应已填写《调阅、借出档案登记表》，并经本部门、学院、直属机构领导批准；调阅其他部门、学院、直属机构档案者，应已填写《调阅、借出档案登记表》，并经有关部门、学院、直属机构或学校党政办公室领导批准。
（五）学校综合档案室按照有关规定向全校和社会开放的档案，应遵循下列管理规定：
1.持有合法证明的单位或个人，在说明利用档案的目的和范围后，可查阅利用属于开放范围内的档案，并可摘录和复制；
2.外单位因工作需要利用本校档案资料者，一律凭单位介绍信向学校综合档案室以及相关部门、学院、直属机构办理借阅手续，按介绍信提出的利用范围提供利用；
3.港澳台同胞、海外华人华侨以及有关机关、团体要求利用本校档案，须经有关主管部门介绍；
4.外国机关、团体或个人要求利用档案，应按国家有关规定办理；
5.未经学校授权或上级主管机关批准，学校内部任何机构或个人无权公布、借阅、摘录、复制本校档案；
6.利用者要求复制档案，一般由学校综合档案室负责办理，并按有关规定合理收费。
（六）学校档案属下列情况之一者不宜开放：
1.涉及党和国家秘密的档案；
2.涉及专利或技术秘密的档案；
3.涉及个人隐私的档案；
4.档案形成部门规定必须限制利用的档案；
5.学校规定的其他不宜开放档案。
（七）对于要求查阅、摘录、复制档案资料，如属尚未开放的档案，须经学校党政办公室领导批准；如涉及未公开科学技术、建设工程、物质采购、组织人事、纪检监察、师生奖惩等方面的档案，须经学校有关部门领导批准；如有必要时，上述查阅、摘录、复制等活动还要报请学校有关领导审查批准。
（八）利用档案资料者，应按规定办理借阅手续，点交清楚。档案原件原则上在学校档案阅览室内阅读，特殊情况应经学校党政办公室领导批准。归还时应细加检查，及时注销。学校档案管理员应严格执行档案借阅的审批、登记、签字等制度，完善各项办理手续，并按照有关规定，根据文件密级，做好档案的安全保密工作。学校档案管理员应认真检查所归还的案卷，如发现问题应及时提出和处置，并按照有关规定追究借阅者的责任。
（九）本校教职工借出的档案资料，借阅限期一般为两周；如需继续使用，应及时办理续借手续。其他单位、人员借阅档案资料的期限，根据学校综合档案室管理员的建议，由学校领导或学校党政办公室领导确定。
（十）凡利用档案资料者，不得任意摘抄、复制与借阅要求无关的内容。因工作需要而摘抄、复制档案的，应按有关规定办理批准手续。摘抄、复制具有证明性质的材料，应经学校档案管理员核对，并加盖“证明专用章”方才有效。档案摘抄、复制件使用时，应按有关保密规定处理，不得向无关人员扩散。
（十一）凡利用本校档案资料者，不得私自转借、折卸、涂改、改装、变造，也不得随意损毁、遗弃。凡有损坏、丢失或私自涂改、伪造、销毁等行为的，按《档案法》第五章“法律责任”有关规定处理，并写出书面材料向学校党政办公室报告。
七、其他事项
（一）学校综合档案室应积极开展档案的编研工作。如出版和公布档案，须经档案形成部门同意，并报请学校有关领导批准。
（二）学校综合档案室应采取金沙js9线路中心办档案展览、陈列等多种形式，积极开展档案宣传工作；在有条件的情况下，应在高年级学生中开设有关档案管理、使用的选修课或讲座。
（三）本规定由学校党政办公室档案科解释。
（四）本规定自颁布之日起执行。
